Каждый руководитель обязан думать о повышении эффективности работы своей компании. Факторов, влияющих на нее, много. Остановимся на одном из них – «дев-ти» (developed traffic). Это излишнее движение, то, что создает дополнительную работу и на что расходуются временные и другие ресурсы.
Снизить уровень дев-ти можно с помощью оптимизации бизнес-процессов, разработки эффективной структуры компании, а также внедрения регламентов взаимодействия подразделений. Часто можно услышать, что для этого надо приобрести ERP-систему. Но если вы внедряете такую систему до того, как у вас уже сформирована управленческая структура, отражающая не только иерархию подчинения, но и поток создания продукта, то просто добавляете к существующему дев-ти дополнительное преимущество, возникающее от использования в работе компьютеров.
Внедрение ERP-системы – это не то, с чего нужно начинать, когда вы по-настоящему беретесь за устранение дев-ти и повышение эффективности компании. Первое, что следует сделать, – разработать и зафиксировать на бумаге организующую схему организации, отражающую функции и продукты всех подразделений, командные линии и основной поток создания продукта. Затем нужно формализовать, оптимизировать и стандартизировать взаимодействия между подразделениями. Другими словами, необходимо формализовать и оптимизировать бизнес-процессы.
В организации мы имеем дело с различными частицами, перемещающимися от одного сотрудника к другому (правильнее сказать, от поста к посту). Частицами являются клиенты, договоры, телефонные звонки, письма, различные документы, деньги и проч. Эти частицы подвергаются определенному воздействию (обработке) на каждом посту своего маршрута движения, в результате чего в конечной точке каждого маршрута получается некий ожидаемый результат (продукт). Таким образом, бизнес-процессы представляют собой заданные маршруты движения определенных типов частиц от поста к посту, четкие регламенты обработки частиц на каждом посту и ожидаемый продукт в конечной точке маршрута. Например, можно описать основной бизнес-процесс компании как маршрут прохождения заказа по ее подразделениям, начиная с отдела договоров, через подразделение планирования работ производственной службы к подразделению, закупающему материалы, необходимые для изготовления изделия, затем к производственному подразделению и дальше – к контролерам качества.
Для того чтобы сотрудники на постах начали взаимодействовать именно так, как это было изображено на бумаге, необходим еще один инструмент, который называется «направляющие формы». Это бумажный документ, сопровождающий частицу по всему маршруту следования. Каждый сотрудник, к которому попадает данная частица, должен прежде всего проверить, что она прошла обработку на всех постах, о чем свидетельствуют соответствующие подписи. Если их нет, то эта частица направляется назад к тому посту, который был пропущен. Если все подписи на месте, то сотрудник выполняет шаги по обработке пришедшей частицы, указанные в направляющей форме для его поста. Выполнив очередной шаг, сотрудник ставит напротив его описания свою подпись и отмечает текущее время. Когда все шаги выполнены, он передает частицу вместе с направляющей формой на следующий пост. Таким образом, мы получаем точные последовательности обработки частиц на каждом посту, а также стараемся упорядочить их движение по заданным маршрутам. Кроме того, добиваемся, чтобы сотрудники взяли на себя ответственность за то, что делают, поскольку выполнение операций они удостоверяют своей подписью. Более того, в направляющей форме можно указывать время получения сотрудником этой формы. Тогда после прохождения частицей всего маршрута можно проанализировать действия тех, кто работал с данной формой, и получить точное представление о положении дел без необходимости длительных разборов полетов и поисков виноватого на оперативках.
На мой взгляд, до того как для большинства частиц не будут разработаны направляющие формы, не стоит внедрять ERP-систему, поскольку бумажную направляющую форму корректировать гораздо легче, чем программный модуль. Но когда число коррекций действующих форм значительно сократится, ERP-система внедрится с поразительной легкостью, так как все, что мы при этом делаем, – переходим от одного носителя (бумажного) к другому (электронному). При этом потоки у нас уже существуют, а их маршруты не меняются.
Добавлю, что специалисты, внедряющие ERP-систему на основании уже отлаженных направляющих форм, будут вам бесконечно благодарны за оказанную помощь.